16 febbraio 2017

Gli strumenti del Project Management

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Essere multitasking oggi è d’obbligo. Tante sono le cose da dover tener conto nella gestione di un progetto o di un cliente all’interno di agenzia. A volte tenere traccia di tutti i vari progetti può diventare un’impresa nell’impresa. Nel mondo di oggi, la tanto amata carta e penna non basta più, servono strumenti più adatti e condivisibili a tutti. Ma tra tutti gli strumenti di Project Management che permettono di controllare l’avanzamento dei lavori, quali sono i migliori? Quali sono quelli che mi permettono di tenere sottocchio timing, fasi e tutte le spese del progetto a cui lavori nel modo migliore? Ecco un piccolo estratto della raccolta degli strumenti più popolari e utilizzati:

1.APPETIVO

È un tool gratuito ed è uno dei più funzionali. Con questo strumento, un Project Manager ha la possibilità di creare il progetto su uno dei template predefiniti e può anche inviarlo ai clienti così da mostrare l’avanzamento del lavoro in tempo reale. Ottimo per quella tipologia di cliente che ha bisogno di essere rassicurato in continuazione sui vari step del progetto!

2. GENIUSPROJECT

È uno degli strumenti più famosi ma a pagamento! Permette la pianificazione delle attività, la gestione delle risorse, tempo e spese di monitoraggio, tracciamento dei progetti e gestione del rischio.

3. BASECAMP

È uno strumento molto facile da utilizzare, permette di creare più progetti e tenere traccia di tutti i partecipanti al lavoro per garantire che le attività vengano completate nei tempi e budget previsti.

Proprio questo ultimo aspetto è fondamentale nella nostra agenzia web, dove per ogni progetto ogni Project Manager deve avere sempre sotto controllo costi e tempi!

4. TRELLO

Lo sviluppo di un sito web complesso e strutturato è un progetto abbastanza consolidato, ma cosa succede se al posto di parlare di sviluppo web si parla di SEO, DEM e ADV? In merito a questo, lo strumento che utilizziamo è trello. Il concetto è molto semplice: è un gestore di lavagne virtuali che generalmente corrispondono ad un progetto.

 

La caratteristica principale di questo strumento è la sua semplicità nell’utilizzo. Gli elementi chiave sono solo 3:

  1. Board: la lavagna, che rappresenta il progetto;
  2. List: a seconda della natura della board, rappresentano i macro-step di un progetto (es. “Da fare”, “In lavorazione”, “Fatto”); idee (es. “Idee per il piano editoriale blog”, “Idee per il piano editoriale Facebook” e via dicendo), oppure possono essere relative alle varie persone che fanno parte di un team (es. in una board creata per organizzare un evento, le liste serviranno a raccogliere i task delle varie persone coinvolte);
  3. Card: è l’unita di base della board e rappresenta il singolo task o un’idea.

All’interno di ogni singolo progetto, quindi, il Project Manager inserisce tutti i membri del team di lavoro e inserisce tante “card” quante sono le varie attività dello stesso progetto. Ogni attività può essere assegnata a membri diversi ed è possibile stabilire una scadenza in modo da tenere sempre sotto controllo il team che stiamo gestendo e la percentuale di completamento del progetto.

Interfacciandomi con persone diverse per un solo progetto, dal web designer allo specialista SEO, Trello mi permette di assegnare ai singoli attività da fare e saranno loro stessi, una volta conclusa l’attività, a spostare la tab dalla lista delle cose “Da fare” alla lista delle cose “fatte” e a me arriva la notifica.

Nelle attività di tutti i giorni, tra le tante cose da fare e le varie scadenze da rispettare, avere uno strumento che ti aiuta ad avere tutto sotto controllo non è un aspetto da sottovalutare!

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